Recommandations pour l’organisation de formations sur la démarche design pendant la pandémie de COVID-19

Dans le monde entier, la distanciation sociale est à l’ordre du jour pour lutter contre la propagation de la COVID-19. Ce guide a pour but de vous aider à organiser cette formation dans les meilleures conditions de sécurité et dans le respect des règles en vigueur dans le cadre de la pandémie. Nous vous conseillons de passer en revue ces recommandations en équipe avant de commencer la formation.

Certaines fiches d’instruction et fiches de travail de la formation vous invitent à sortir dans le monde réel dans le but de concevoir des solutions adaptées aux besoins des personnes pour lesquelles vous travaillez. Votre équipe devra toutefois s’adapter aux circonstances actuelles et trouver des façons créatives de réaliser les entretiens et de construire des prototypes dans le respect des consignes de distanciation sociale liées à la COVID-19. Chacune des activités présentées dans cette formation peut être effectuée à distance (en utilisant un outil de collaboration numérique) ou utilise un outil numérique à la place des réunions en personne.

Nous espérons que les recommandations ci-dessous vous aideront à réussir cette formation et vous apporteront des conseils utiles pour faciliter la transition de votre entreprise ou de votre organisme de formation vers la collaboration en ligne.

Si pour une raison quelconque, votre équipe n’est pas en mesure de se réunir en personne, vous serez probablement obligé.e.s de recourir à des outils de travail collaboratif à distance. Voici quelques outils que d’autres équipes ont trouvé utiles pour faciliter la collaboration virtuelle :

• Pour organiser vos réunions : When2Meet, Doodle, Meeting Planner
• Pour avoir des discussions virtuelles ou des appels vidéo avec votre équipe : Slack, Zoom, Skype, Google Hangouts, WhatsApp, Facebook Messenger
• Pour collaborer de manière virtuelle, vous pouvez utiliser des outils comme Google Docs, Miro, ou Padlet pour servir de tableau, prendre des notes ou faire des schémas en temps réel. Vous pouvez par exemple utiliser Miro à la place de notes adhésives pour organiser and synthétiser vos résultats de recherche en équipe.

Miro

Pour certaines parties de cette formation, nous vous demanderons de visualiser et de développer vos idées en équipe. Un bon moyen d’y parvenir à distance consiste à utiliser une plateforme en ligne comme Miro.

Miro est une plateforme de travail collaboratif en ligne qui permet aux équipes de :

• Développer des idées en commun comme si l’équipe était dans la même pièce ;
• Co-créer et s’aligner entre parties prenantes interfonctionnelles sur un tableau blanc collaboratif en ligne.
• Présenter leur démarche de conception à l’aide d’outils visuels : cartographie, diagrammes, etc.

Grâce à Miro, vous pourrez collaborer avec l’ensemble de votre équipe sur un support visuel, quel que soit l’endroit où vous vous trouvez. Visionnez une vidéo de démonstration de Miro (en anglais).

Comment organiser des réunions virtuelles qui soient aussi engageantes que des discussions en personne ? Inspirez-vous d’IDEO : 4 Ways to Work Together When We Can’t Be Together.

Voici quelques stratégies qui vous permettront d’organiser des réunions virtuelles productives :

• Utilisez l’option « vue galerie » pour voir tout le monde : sur Skype et Zoom, vous pouvez choisir la « vue galerie » pour voir tous les participants en même temps.
• Laissez des moments de silence : Après chaque question, faites une pause de quelques secondes, même si cela semble un peu inconfortable. Beaucoup de gens ont besoin d’un petit moment pour réfléchir.
• Respectez les autres membres de l’équipe : Dans un article de blog, Seth Godin donne quelques conseils pour les réunions virtuelles. En parallèle, n’oubliez pas que les membres de votre équipe peuvent être confrontés à des difficultés familiales, psychologiques, financières ou d’autres problèmes invisibles.
• Prenez le temps d’établir une connexion personnelle : Communiquez avec les membres de l’équipe dans le cadre d’un sujet de discussion ou d’une activité. Vous pouvez discuter de sujets sérieux, comme « Comment s’est passée votre transition vers le télétravail ? » ou « Qu’est-ce qui vous a fait plaisir aujourd’hui ? » — ou participer à des « énergizers » rapides et amusants.

Charles Hayes, directeur général des studios de IDEO en Asie, a dit que « Les contraintes peuvent être source de beaucoup d’innovation. En tant que designers, comment pouvons-nous concevoir notre propre manière de relever ce défi ? » (Source)

Dans certaines parties de la formation, vous devrez interagir avec des personnes en dehors de votre équipe. Avant de le faire, posez-vous les trois questions suivantes :

• Les parties prenantes et les personnes avec lesquelles vous travaillez et pour lesquelles vous concevez vos solutions ont-elles un accès fiable à Internet, aux appels vocaux ou aux SMS ?
• Savent-elles utiliser des logiciels comme Zoom, WhatsApp ou Skype ?
• Quels sont les moyens créatifs que vous pouvez utiliser pour construire et tester un prototype dans le respect des consignes de distanciation sociale ?

*Consultez les informations publiées par les autorités locales pour prendre connaissance des directives les plus récentes concernant la COVID-19.

Nous savons que beaucoup de personnes accèdent à Internet par l’intermédiaire de leur école, de leur lieu de travail ou d’autres établissements qui sont peut-être fermés en ce moment. Beaucoup d’autres ont une électricité peu fiable, ou n’ont pas le wifi à domicile.

Si votre accès à internet est limité, nous vous conseillons de prendre les mesures suivantes :

• Téléchargez tous les outils lorsque vous disposez d’une connexion fiable et complétez toutes les lectures et fiches de travail hors ligne.
• Essayez de réduire la quantité de données nécessaires en réduisant la taille des fichiers que vous partagez et en utilisant les appels vocaux plutôt que les appels vidéo.